Taux d'activité
100%Le/La titulaire aura pour mission d'assister la cheffe de service et le vice-chancelier dans la gestion des dossiers relatifs aux séances hebdomadaires du Conseil d'Etat ainsi qu'au traitement de la correspondance adressée au gouvernement. En alternance avec deux autres membres du service, le/la titulaire constitue le dossier de la chancelière d'Etat pour les séances du Conseil d'Etat.
Les tâches principales consistent à contrôler la conformité et à relire les documents devant être soumis à l'approbation du gouvernement, puis à les enregistrer dans une application informatique spécifique afin de les intégrer à l'ordre du jour des séances du Conseil d'Etat. Le-la titulaire diffuse ensuite aux départements et aux autres destinataires les documents relatifs aux décisions prises par le gouvernement et se charge de leur classement et archivage.
La fonction inclut également l'enregistrement de la correspondance adressée au gouvernement, ainsi que la formulation de proposition pour sa répartition aux départements responsables.
Ces tâches nécessitent des échanges permanents avec les secrétariats généraux des départements et vous permettent de toucher au cœur de l'activité du pouvoir exécutif.
Titulaire d'une maturité (Collège de Genève ou Ecole commerciale), ou diplôme de l'Ecole de commerce et formation spécifique complémentaire, avec expérience dans le domaine de la gestion administrative.
Compétences informatiques :
Excellente maîtrise des principaux logiciels bureautiques en particulier Outlook et Word (publipostage notamment).
Des connaissances du système d'information AIGLE (atout).
Compétences particulières caractérisant le poste :
Niveau de français excellent.
Une extrême précision en raison du niveau de qualité exigé et l'importance des dossiers traités.
L'aptitude à respecter une stricte confidentialité sur les affaires traitées.
Une aisance à travailler en équipe et en réseau.
Un sens aigu de l'organisation au vu du grand nombre d'informations à intégrer et des délais impératifs à respecter.
De la résistance face à la pression ainsi qu'à une cadence de travail soutenu.
Une bonne connaissance du fonctionnement de l'administration cantonale genevoise (atout).
Vous intégrez une administration publique dont les valeurs essentielles sont le respect, l'intégrité, l'impartialité et la disponibilité.
Entrée en fonction: 01.01.2019 ou à convenir
Les offres de service étant traitées électroniquement, nous vous remercions d'adresser votre dossier complet (lettre de motivation, CV, copies de diplômes et certificats d'employeurs), en utilisant le lien internet en bas de ce messages. Seules les candidatures transmises par ce biais seront prises en considération. Les dossiers incomplets ne seront pas étudiés.
Rue de l'Hôtel-de-Ville 2
Madame Maria PAPA
Rue de l'Hôtel-de-Ville 2
Case postale 3964
1211 Genève 3