L’Ecole polytechnique fédérale de Lausanne (EPFL), est l’un des campus universitaires les plus dynamiques en Europe et s’inscrit dans le top 20 mondial de nombreux classements académiques. L’EPFL compte près de 6'000 collaboratrices et collaborateurs qui font vivre les trois missions principales de l’Ecole : la formation, la recherche et le transfert des technologies. Le campus de l’EPFL offre un cadre de travail exceptionnel au cœur d’une communauté de 16'000 personnes dont plus de 10'000 étudiants et 3500 chercheurs issus de 120 nationalités différentes.
Assistant-e Ressources Humaines (60% - 80%)
Mission :
Rattaché-e au Responsable des Opérations RH, vous rejoignez une équipe administrative dynamique et travaillez en étroite collaboration avec un-e Responsable RH pour gérer l’ensemble des activités liées au cycle de vie de nos collaborateurs. Principales tâches et responsabilités :
En contact régulier avec les responsables d’unité, leur assistant-e, les collaborateurs ainsi que les organes internes de l’EPFL, vous serez en charge de :
Publier des annonces d’offre d’emploi depuis notre outil de e-Recruiting et suivre l’évolution des candidatures
Etablir les contrats de travail en enregistrant les données de base des collaborateurs dans notre système RH
Traiter et coordonner les demandes de permis de travail, ainsi que leur renouvellement
Gérer les engagements de courte durée (stagiaires, boursiers, hôtes académiques) et le renouvellement des collaborateurs en contrat à durée déterminée
Assurer le bon traitement administratif lors de changements de salaire et/ou de fonction, ainsi que de transferts internes au sein de l’EPFL
Assurer le suivi des cas de maladie de longue durée, coordonner la réduction du droit aux vacances, et au besoin, coordonner avec l’AI et les autres services de l’EPFL
Gérer administrativement les départs de collaborateurs
Soutenir les activités suivantes : processus annuel d’attribution de primes spéciales, suivi des entretiens d'évaluation, suivi des fins de période d’essai, enregistrement de documents dans le e-Dossier des collaborateurs
Renseigner les responsables d’unité, les assistant-e-s administratif-ve-s et les collaborateurs sur les différents sujets RH
Contribuer activement au développement, à l’organisation et à la mise en valeur de la documentation et des informations publiées sur le site RH
Contribuer à la mise en place de nouveaux outils RH (self-service, hotline…) afin de soutenir le développement de la fonction administrative RH
Profil recherché :
CFC de commerce ou titre équivalent, complété par un certificat d’assistant-e en gestion du personnel
3-5 ans d’expérience confirmée en gestion administrative RH
Très bonnes connaissances de SAP RH et de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook)
Langue maternelle française avec une bonne maîtrise de l’anglais (minimum niveau B2)
Excellentes compétences en communication, bon sens relationnel et orientation clients
Très bonne organisation personnelle, excellente capacité à gérer les priorités, et esprit d’équipe
