Das Spitalamt befasst sich mit allen Fragen im Zusammenhang mit der Spitalversorgung des Kantons Bern. Diese umfassen neben der stationären akutsomatischen, psychiatrischen und rehabilitativen Versorgung auch die Versorgung mit Rettungsleistungen, die Förderung des Nachwuchses von Gesundheitsfachpersonal, die Suchthilfe sowie die Gesundheitsförderung und Prävention.

Das Amtssekretariat unterstützt das Amt und die Amtsleitung in administrativen und organisatorischen Belangen sowie der Erfüllung ihrer Aufgaben. Es betreut die zentralen Dienste wie Geschäfts- und Terminkontrolle, die elektronische Geschäftsablage, Registratur sowie Post- und Telefonverkehr des Amtes.
Daneben bildet es die administrative Schaltstelle zwischen dem Amt und anderen Organisationseinheiten der Gesundheits- und Fürsorgedirektion, insbesondere dem Generalsekretariat und der Direktion.

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Leiter/Leiterin Amtssekretariat 90%

Ihre Aufgaben

Eine Ihrer Hauptaufgaben ist die fachliche und personelle Führung des Amtssekretariats. Unterstützt werden Sie dabei von zwei Mitarbeitenden. Sie erstellen die Arbeitsplanung des Sekretariats, teilen die Aufgaben zu, führen und Coachen die Mitarbeitenden inhaltlich, methodisch und persönlich. Sie führen Mitarbeitergespräche, bereiten Jahreszielsetzungen und Personalentwicklungsmassnahmen für das Amtssekretariat vor und überprüfen deren Umsetzung.

Die termingerechte und korrekte Auftragserfüllung gehört ebenso zu Ihren Pflichten wie die Sicherstellung der Erreichbarkeit des Sekretariats während den Öffnungszeiten.

Sie sind verantwortlich für die Vorbereitung und Protokollierung der wöchentlichen Amtsleitungs-Sitzungen, Sie betreuen weitere Sitzungen amtsübergreifend, stellen die reibungslose Organisation von Treffen mit Partnern (Spitäler, Verbände usw.) sicher.

Sie betreuen die Prozesse des Amtssekretariats, streben dabei stetige Optimierungen an, unterstützen die Mitarbeitenden bei der korrekten administrativen Umsetzung derselben und prüfen die Unterlagen auf Vollständigkeit und formelle Richtigkeit. Zudem aktualisieren Sie die Website des Spitalamts und unterstützen das Amt in allen weiteren administrativen Belangen.

Ihr Profil

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Grundbildung und Erfahrung im Bereich der Sekretariatsleitung sowie vorzugsweise in der Personalführung. Ihre überdurchschnittlich guten Informatik-Anwenderkenntnisse und Ihre ausgezeichnete Arbeitsorganisation erleichtern Ihnen genauso die Arbeit wie Ihre Fähigkeit, Probleme zu lösen. Ihre gewinnbringende, offene Art, Ihr aufgeschlossenes Auftreten und Ihre Durchsetzungskraft helfen Ihnen im Umgang mit den Mitarbeitenden, unseren Partnern und bei der Ausübung Ihrer Tätigkeit. Sie übernehmen gerne Verantwortung, sind gewohnt anzupacken, selbständig zu arbeiten und bringen eigene Ideen mit ein.



Sie pflegen einen gewandten, stilsicheren Umgang mit der deutschen Sprache und verfügen über gute mündliche und schriftliche Kenntnisse der französischen Sprache.

Wir bieten Ihnen

Wir bieten Ihnen eine abwechslungsreiche Aufgabe mit zahlreichen Kontakten in einem kleinen motivierten und kollegialen Team sowie einen Arbeitsplatz im Herzen der Berner Altstadt.

Ihr nächster Schritt

Wir freuen uns, Sie persönlich kennenzulernen! Senden Sie uns Ihre Bewerbungsunterlagen online bis am 14. November 2018. Fragen? Susanna von Niederhäusern steht Ihnen unter der Telefonnummer 031 633 79 52 gerne zur Verfügung.