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La politique de recrutement de l'OMC vise à attirer et à retenir les fonctionnaires possédant les plus hautes qualités d'efficacité, de compétence et d'intégrité. En tant qu'employeur garantissant l'égalité des chances, l'OMC tient pleinement compte du mérite et de la diversité.
Avis de vacance n°: EXT/F/18-70
Titre: Assistant administratif
Classe: 6
Type de contrat: Durée déterminée
Traitement de départ: CHF 77,389 net annuel (approximatif)
Publié le: 10 décembre 2018 (12 jour(s) jusqu'à la date de clôture)
Candidatures actuellement acceptées
Date de clôture (HEC):20 janvier 2019
Division: Administration et services généraux
Durée: Deux ans avec possibilité de prolongation
Autres conditions:
Conformément au Statut du personnel et au Règlement du personnel de l'OMC ainsi qu'au Statut du Régime des pensions de l'OMC. L'Organisation mondiale du commerce offre un ensemble de prestations intéressant comprenant un traitement net annuel (soumis à des prélèvements obligatoires pour les cotisations au titre des pensions et de l'assurance santé), des prestations familiales, un régime des pensions, un régime d'assurance santé, une indemnité de cessation de service et 30 jours de congé annuel. Les fonctionnaires qui sont recrutés sur le plan international peuvent bénéficier du remboursement des frais de voyage et de déménagement à l'occasion de l'engagement et de la cessation de service, d'une prime d'installation, d'indemnités pour frais d'études, d'une allocation-logement et de congés dans les foyers. Des renseignements complémentaires sur les prestations offertes figurent sur le site Web de l'OMC: www.wto.org/french/thewto_f/vacan_f/compensation_f.htm
Le Secrétariat de l'OMC cherche à pourvoir un poste d'assistant administratif à la Division de l'administration et des services généraux.
Fonctions générales
Sous la supervision générale du Directeur de la Division, le titulaire s'acquittera des tâches suivantes:
1. Assumer des responsabilités administratives générales en matière de gestion et d'administration pour la Division: gérer les affaires courantes du bureau du Directeur; recevoir les appels téléphoniques et les visiteurs; fixer les rendez-vous par ordre de priorité; et aider à maintenir le contact avec les parties prenantes de la Division; fournir un appui administratif et des conseils au personnel de la Division au sujet de l'utilisation des procédures administratives (par exemple voyages officiels, congés, etc.); tenir les dossiers du personnel (par exemple fichier des congés, dates de mission, etc.); aider à planifier et à régler les questions de personnel en consultation avec les supérieurs hiérarchiques et les spécialistes RH; assurer le suivi et la coordination le cas échéant des aspects pratiques et logistiques des activités concernant la Division (par exemple réunions des fonctionnaires de la Division, réunions hebdomadaires de la direction de la Division, activités de formation individuelles et collectives, etc.).
2. Élaborer et mettre en oeuvre les procédures de gestion administrative de la Division, et guider et former ses collègues selon qu'il conviendra à leur utilisation, pour assurer le bon fonctionnement de la Division dans un souci d'efficacité. Superviser la gestion du flux de l'information et des documents de la Division, notamment gérer, classer et aider à recueillir, à rassembler et à diffuser les dossiers, la correspondance et les documents, à la fois sous forme électronique et sur papier; améliorer en permanence et créer, le cas échéant, des systèmes de classement (électroniques ou papier). Maintenir des serveurs partagés structurés pour la Division.
3. Organiser des réunions officielles, fournir des services de soutien pour celles-ci et assurer la coordination, la compilation et la diffusion des documents pour les réunions; rédiger, formater, éditer divers documents officiels pour les réunions (par exemple comptes rendus, ordres du jour des réunions, aérogrammes, invitations); maintenir le contact avec les délégations en ce qui concerne les réunions officielles.
4. Rédiger des documents, des notes et diverses lettres au nom du Directeur.
5. Administrer et suivre le budget attribué à la Division, aider le Directeur pour la planification et l'administration du budget, et suivre les engagements financiers et en rendre compte. Assurer le suivi et la préparation de rapports périodiques sur les produits par activité.
6. Entretenir ses connaissances et se tenir au courant des nouveautés en matière de procédures administratives et de logiciels.
QUALIFICATIONS REQUISES
Études:
Études secondaires complètes. Des qualifications dans le domaine du secrétariat/de la gestion administrative seraient un atout.
Connaissances et competences:
Connaissances et compétences techniques
Expérience de la gestion administrative; bonne compréhension de la gestion électronique des fichiers ainsi que de l'établissement et du maintien des serveurs. Bonnes compétences en matière de secrétariat et de traitement de texte. Bonne connaissance pratique de l'utilisation de Word, Excel et PowerPoint. Une expérience et une connaissance pratique de soutien aux travaux d'un Comité ou d'un groupe de travail, de préférence dans une organisation internationale, seraient un atout. Expérience dans l'application de procédures administratives, notamment du Statut et du Règlement du personnel, ainsi que des politiques dans ce domaine, de préférence dans une organisation internationale.
Compétences comportementales
Aptitude à l'organisation et sens du détail, y compris un sens avéré des priorités et une aptitude à travailler sous pression en respectant les délais. Tact et discrétion. Les aptitudes aux relations interpersonnelles suivantes sont requises: établir et entretenir de bons rapports avec les collègues; capacité de travailler dans un environnement diplomatique et d'interagir avec des délégués et des spécialistes; communiquer clairement des informations et comprendre ces informations; et travailler en équipe tout en étant capable de s'acquitter des tâches à accomplir de façon autonome pour atteindre ses objectifs.
Expérience professionnelle:
Au moins huit ans d'expérience des tâches administratives et de secrétariat, dont cinq de préférence dans des organisations internationales.
Langues:
Excellente aptitude à s'exprimer oralement et par écrit en anglais, y compris l'aptitude à rédiger de la correspondance et des documents dans cette langue (niveau correspondant ou équivalant au minimum au niveau C1 d'après le Cadre européen commun de référence pour les langues (CECR)), et bonne connaissance du français ou de l'espagnol (niveau B1 d'après le CEFR).
Il sera demandé aux candidats présélectionnés de donner la preuve de leurs compétences linguistiques au titre d'un système reconnu (par exemple CECR, IELTS etc.), à moins que la langue exigée ne soit leur langue maternelle. Les candidats présélectionnés ne pouvant fournir de preuves de leurs aptitudes linguistiques seront soumis à une évaluation dans le cadre du processus de sélection.
LES CANDIDATS PEUVENT ÊTRE APPELÉS À PASSER UN EXAMEN ÉCRIT
LES CANDIDATS RETENUS POUR UN ENTRETIEN SERONT CONTACTÉS DIRECTEMENT.
Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de candidature en ligne. Pour postuler, veuillez vous rendre sur le site Web du système de recrutement électronique de l'OMC à l'adresse: erecruitment.wto.org. Le système fournit des instructions pour les procédures de présentation en ligne des candidatures.
Tous les candidats sont encouragés à présenter leur candidature en ligne dès que possible une fois que l'avis de vacance est affiché et bien avant la date de clôture - Heure d'Europe Centrale (HEC) - indiquée dans l'avis de vacance.
Candidatures actuellement acceptées
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