Job Detail

stage de 6 à 12 mois, 100%

3 positions à pourvoir pour les Desks 1, 2 ou 4

Les stages chez MSF s’inscrivent dans un cursus intra- ou extra-académique, ou selon mesure fédérale d’insertion professionnelle (lien Etat de Genève : engager un-e stagiaire). Une convention de stage tripartite est obligatoire.

Le département des opérations est constitué de Desks (ou Cellules), d'un Directeur des Opérations, de deux Directeurs adjoints, d’Assistantes, ainsi que de Responsables de projets et de Conseillers médicaux. Les Desks sont au nombre de cinq (4 réguliers, 1 d'urgence). La coordination de chaque équipe est assurée par un Responsable de Programmes (RP) appuyé par un Responsable de Programmes Adjoint (ARP). Chaque desk a son/sa Stagiaire-assistant-e, qui, selon les besoins, assure le support aux autres desks en cas d’absence des autres Stagiaires.

Mission

Sous la responsabilité du Responsable de Programmes, l’Assistant-e de Desk sera amené-e à appuyer l'équipe du Desk dans leurs activités quotidiennes et ce en fonction des priorités.

• Le Desk 1 coordonne les activités en Eswatini, Mozambique, Yémen, Soudan et Sud-Soudan,


• Le Desk 2 coordonne les activités au Kenya, Somalie, Tanzanie, Kirghizstan, Ukraine et Myanmar,


• Le Desk 4 coordonne les activités en Irak, Syrie, Liban, Mexique et Honduras.

Vos tâches et responsabilités

Opérations

• Support au Responsable de Programmes (RP) et son adjoint (ARP) pour l’analyse de contexte 


• Rédaction et relecture de rapports/propositions d’interventions, en lien avec le RP/ARP


• Recherches sur des thématiques spécifiques aux missions (rapports, évaluations, etc.)


• Rédactions de synthèses, de compilations et mises en page pour des présentations internes et externes


• Monitoring du contexte des pays de Desk à travers les réseaux sociaux et compte-rendu hebdomadaire des news monitoring.


• Soutien et suivi spécifique selon les besoins du Desk et du terrain, par exemple :
  
  
  
  • Commande de cartes et suivi des travaux en cours avec l’unité GIS de MSF 
  
  
  • Suivi bailleurs de fonds institutionnels : soutien à la rédaction des demandes de subventions et rapports finaux/annuels 
  
  
  • Centralisation des documents de gestion de projets. 
  
  


• Ressources humaines 


• Support au Responsable Ressources Humaines Opérationnel (RHOp) selon les besoins du Desk et des missions :
  
  
  
  • Assure la mise à jour et mise à disposition des documents opérationnels, RH et documents de mission clefs pour les expatriés (Welcome File et One Drive)
  
  
  • Assure le matching des expatriés confirmés pour une mission sur le logiciel Dynamics 
  
  
  • Soutient l’organisation des briefings (documents stratégiques, contexte, RH) et débriefings des expatriés et assure leur accueil et orientation
  
  
  • Participation aux briefings des expatriés
  
  
  • Assure le suivi des demandes de visa/permis de travail des expatriés  
  
  
  • Suivi des points RH hebdomadaires et préparation/participation à la réunion hebdomadaire avec les gestionnaires de pool
  
  
  • Assure le suivi et la mise à jour des profils de poste faits par les missions    
  
  
  • Participe au suivi des visites terrain des différents acteurs et centralise les informations
  
  

Tâches organisationnelles liées au fonctionnement du Desk

• Point focal pour le Knowledge Management au sein du Desk, en charge du logiciel Kompas et de son alimentation (archivage et mise à jour des documents)


• Gestion et archivage des documents (RH, Opé, Log, Fin) sur le serveur central 


• Traduction de documents en fonction des besoins et des demandes


• Comptes-rendus des diverses réunions hebdomadaires ou ponctuelles (MiniDesk, CoPro, etc.)


• Organisation d’évènements pour le Desk (interdesk, TC, desk au vert, formations…) 


• Support aux autres Desk, selon besoin

Logistique et approvisonnement

• Préparation et suivi des équipements destinés aux missions (gestion « casier départ »)

• Être au bénéfice d’une convention de stage


• Cursus intra- ou extra-académique, ou selon mesure fédérale d’insertion professionnelle: de préférence Sciences politiques ou sociales, Santé Publique, Relations Internationales ou équivalent 


• Intérêt avéré pour l’aide humanitaire


• Maîtrise du français et de l’anglais (oral et écrit), autre langue un atout ; excellentes capacités rédactionnelles en français et en anglais


• Esprit d’équipe, capacité à collaborer avec des équipes multiculturelles


• Bonne gestion du stress et en autonomie


• Gestion des priorités, proactivité, rigueur, organisation


• Bonnes connaissances de l’environnement Windows (Word, Excel, PowerPoint)

Conditions de stage

• Convention de stage obligatoire


• Stage 6 à 12 mois à 100% 


• Basé à Genève


• Date d’entrée en fonction : 
  
  
  
  • Desk 2 et 4 : 15.12.2019
  
  
  • Desk 1 : janvier 2020
    
  
  


• Rémunération mensuelle : 2'000.- CHF brut

Pour postuler

Les dossiers de candidatures doivent répondre aux critères de présentations suivantes : CV 2 pages max – lettre de motivation 1 page max – en français ou anglais.

Les dossiers sont à déposer jusqu’au 27 octobre 2019.

Les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité.

SEULS LES CANDIDATS PRESELECTIONNES SERONT CONTACTES