Office Manager (m/w/d) für den Standort Zürich

Vertragslaufzeit: unbefristet
Einsatzort: Schweiz, Zürich
Eintrittstermin: zum nächstmöglichen Zeitpunkt

d-fine ist ein europäisches Beratungsunternehmen mit 1.000 Mitarbeitern, das an sieben Standorten in vier Ländern vertreten ist. Im Fokus liegen quantitative Fragestellungen und die Entwicklung nachhaltiger technologischer Lösungen. Der Beratungsansatz von d-fine basiert auf langjähriger Praxiserfahrung und Mitarbeitern mit analytischer und technologischer Prägung. Eine Kombination, die sich durch passgenaue, effiziente und nachhaltige Umsetzungen bei mehr als zweihundert Kunden aus allen Wirtschaftsbereichen bewährt hat.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Office Manager (m/w/d) für unser Büro in Zürich. Die Stelle ist in Teilzeit (min. 60%) zu besetzen. Sie arbeiten im Team mit einer Kollegin im Zürcher Büro zusammen und stehen im ständigen Austausch mit dem zuständigen Partner für das Schweizer Büro sowie den Kollegen am d-fine Hauptsitz in Frankfurt. Für diese Position ist daher ein besonderes Mass an Selbständigkeit, aktiver Kommunikation und virtueller Teamarbeit notwendig. In dieser abwechslungsreichen Rolle übernehmen Sie organisatorische, koordinative sowie kommunikative Aufgaben und sind der erste Kontakt für Mitarbeiter, Bewerber, Lieferanten und auch Kunden.

Aufgaben

Office Management

• Erste Anlaufstelle im Zürcher Büro für verschiedene Personen(gruppen), gemeinsam mit einer Kollegin


• Telefonische und schriftliche Kommunikation in deutscher und englischer Sprache


• Organisation von Kundenevents im Raum Zürich


• Koordination lokaler Office-Projekte (z. B. Mitarbeiterevents)


• Vertretung im Bereich Office Administration (Vertragsverwaltung, allfällige Büro- bzw. Sekretariatsaufgaben)

Finanzen

• Erstellung von Ausgangsrechnungen (Intercompany) in Absprache mit den Projektmanagern und der deutschen Muttergesellschaft


• Elektronische Erfassung von Debitoren und Kreditoren sowie Koordination mit der (externen) Buchhaltung


• Erfassung der Kreditoren-Zahlungslisten


• Koordination und Vorbereitung des Jahresabschlusses mit der Buchhaltung

Personal

• Pflege und Aktualisierung von Reglementen (z. B. Organisationshandbuch, Spesenreglement etc.)


• Personalverleih-Administration


• Unterstützung und Mitwirkung bei den Prozessen rund um Personalversicherungen und die vorbereitende Lohnabrechnung (in Abstimmung mit der zentralen Personalabteilung)


• Vertretungsweise Organisation von Bewerbergesprächen im Büro Zürich sowie Unterstützung des Schweizer Personalmarketings in Absprache mit der Zentrale in Frankfurt (Anzeigen, Broschüren, Recruiting-Messen etc.)

Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung


• Möglichst breit gefächerte Berufserfahrung in der Assistenz bzw. im Office Management


• Idealerweise auch erste Erfahrung in vorbereitender Lohnabrechnung und/oder Interesse an Lohn- und Sozialversicherungsthemen und deren Entwicklung


• Schwizerdütsch und gute Englischkenntnisse, Französischkenntnisse sind ein Plus aber kein Muss


• Fundierte MS Office-Anwenderkenntnisse, insbesondere Excel


• Gewisses technisches Interesse von Vorteil (z. B. bezüglich Einführung, Ablösung und/oder Ergänzung von IT-Tools)


• Gutes Prozessverständnis


• Hohes Mass an Sorgfalt, Selbständigkeit und Organisationsstärke


• Verantwortungsbereitschaft und Zuverlässigkeit


• Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke

Wir bieten

• Einen modernen Arbeitsplatz im Herzen von Zürich


• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit, lockere Teamatmosphäre und offene Kommunikation


• Flache Hierarchien, ein kollegiales Betriebsklima und kurze Entscheidungswege


• Freiraum und Flexibilität bei der persönlichen Arbeitsgestaltung


• Individuelle Trainingsmöglichkeiten und regelmässiges Feedback


• Attraktive Sozialleistungen, tolle Mitarbeiterevents und vieles mehr

Wir freuen uns über Ihre Bewerbung inkl. Angabe Ihrer Salärvorstellung und Ihres möglichen Eintrittstermins.

Bei Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung

Ihre Ansprechpartnerin: Frau Svenja Gnoyke
Telefon: +49 69 90737 364
E-Mail: careers.cs@remove-this.d-fine.de