Job Detail

Introduction

Lieu d'enseignement, de recherche et de vie, l'UNIL rassemble près de 15'000 étudiant·e·s et  5'000 membres du personnel, du corps professoral et de la recherche. Idéalement situé au bord du lac et au centre-ville, son campus réunit quelque 120 nationalités.

Présentation

Pour compléter son équipe, la Direction de l'Université de Lausanne est à la recherche d'un·e Secrétaire de Direction.

Informations liées au poste

Entrée en fonction : 1er décembre 2018 ou à convenir

Durée du contrat : indéterminée

Taux d'activité :  100 %

Lieu de travail : UNIL-Dorigny

Vos activités

Au sein de l’équipe de Secrétariat de Direction coordonné par l’Adjointe du Secrétaire général de l’Université, vous assurez le secrétariat d’un Vice-recteur, ainsi que celui de diverses fondations qui soutiennent les chercheur·e·s de l’Université. Dans ce cadre vous assurez :

1. pour le Vice-recteur: gestion de l’agenda, organisation des séances et des OJ, téléphones, accueil des visiteurs, production et traitement du courrier, prise de procès-verbaux, classement, organisation des déplacements, notes de frais et facturation.


2. pour les fondations et leurs président·e·s: assistance dans l’organisation et la tenue des séances, OJ et prise de PV ; orientation et information des scientifiques en demande de soutien ; suivi des dossiers de requête puis du reporting des projets ; ordres de paiement des dons et contrôle des états financiers ; relation avec le service financier de l’UNIL, l’organe de surveillance des fondations et le registre du commerce ; assistance administrative aux activités de promotion des fondations et des chercheur·e·s soutenus par elles (rapports annuels, alimentation de pages internet, etc.).

Votre profil

En interaction quotidienne avec les membres de la Direction de l’Université, leurs collaboratrices et collaborateurs, ainsi que leurs contacts divers, vous faites preuve d’une grande fiabilité dans la réalisation des missions qui vous sont confiées et de capacité à gérer avec méthode et efficacité des tâches de natures différentes. Pour cela, vous pouvez faire état des atouts suivants :

• CFC d’employé·e de commerce ou titre jugé équivalent


• Expérience professionnelle d’au moins 5 ans dans un poste de Secrétaire de Direction


• Expérience dans la gestion de fondations ou l’administration de comptes et de budgets


• Excellentes capacités de travail en équipe et de partage de tâches


• Bonne capacité d’organisation de votre travail, de coordination et de gestion de tâches diverses, parfois simultanées


• Grande rigueur dans le suivi des procédures et le respect des délais


• Compétence rédactionnelle, orthographe et syntaxe irréprochables en français et pratique de l’anglais et de l’allemand


• Sens de la représentation et de l’accueil, respect des formes


• Aisance à fonctionner dans un milieu innovant et en constante évolution


• Aisance avec les outils informatiques standards (Word, Excel, PowerPoint, bases de données, …)

Vos avantages

Un cadre de travail agréable dans un environnement académique multiculturel et diversifié.
Des possibilités de formation continue, une multitude d'activités et d'autres avantages à découvrir.

Pour tout renseignement complémentaire

Madame Léna Wenger

Adjointe du Secrétaire général et responsable du Secrétariat de Direction

021 692 21 78

Votre dossier de candidature

Délai de postulation : 14.10.2018

Nous vous invitons à nous transmettre votre dossier complet en format Word ou PDF.
Il ne sera pris en compte que les candidatures adressées par le biais de ce site. 

Nous vous remercions de votre compréhension.

Cahier des charges du poste

Cliquez ici pour afficher le cahier des charges.

Remarques

Soucieuse de promouvoir une représentation équitable des femmes et des hommes parmi son personnel, l'Université encourage les candidatures féminines.