Le/la titulaire sera chargé(e) de la gestion et l'administration du secrétariat de la Directrice adjointe.
1) Dans le cadre des séances IUFE :
Etablir les convocations, les ordres du jour et les PV de séances de l’IUFE. La présence est indispensable lors de ces séances dont certaines ont lieu mensuellement en fin de journée.
2) Dans les cadre du secrétariat de la Directrice adjointe :
Rédiger de manière autonome les courriers, les messages électroniques, les documents en français et/ou en allemand. Contact écrit et oral avec les collaborateurs de l’IUFE, les facultés partenaires, d’autres HEP/Universités, la chambre des HEP et l’administration centrale.
Réception physique et téléphonique des étudiants de l’IUFE, des collaborateurs et du public afin de transmettre des informations d’ordre général ou particulier.
Gérer l’agenda de la directrice adjointe ainsi que prise de rendez-vous, mise en place et suivi de doodle, d’entretiens ou séances en lien avec cet agenda.
Préparer les documents relatifs aux séances et réunions des instances et institutions (internes et externes) auxquelles la directrice adjointe doit apporter une contribution ou dans lesquelles elle représente l’IUFE. Traduction et/ou rédaction de divers documents français/allemand - allemand/français, selon les besoins.
Préparation à l’organisation des déplacements professionnels tels que colloques, séances de travail et commissions nationales.
CFC d’employé-e de commerce ou titre jugé équivalent complété par une expérience de 3 à 5 années dans une fonction similaire.
Très bonne maîtrise du français indispensable, bonnes connaissances de l’allemand, excellente maîtrise des outils bureautiques usuels (Word, Excel, Outlook), bonnes connaissances du système éducatif suisse.
Autonomie, sens de l’organisation, capacité à gérer les priorités, à respecter les délais et aptitude à collaborer, sont les principales compétences requises.
15.10.2018 ou à convenir
Les candidatures doivent être déposées exclusivement en ligne via le bouton "Postuler/Apply now", et inclure sous forme de fichiers pdf la lettre de motivation, le CV, la copie des diplômes et la copie des certificats de travail.
L'Université de Genève offre des conditions d’engagement motivantes dans un cadre de travail stimulant. En nous rejoignant, vous aurez l'occasion de mettre en valeur vos compétences ainsi que votre personnalité et contribuer activement au rayonnement d'une Institution fondée en 1559.
Dans une perspective de parité, l'Université encourage les candidatures du sexe sous-représenté.